Tips gelar rapat umum pemegang saham sangat penting untuk dibaca, terutama untuk yang baru pertama kali diberi tanggung jawab untuk membuat acara besar ini. Anda harus tahu bagaimana langkah tepat untuk menyiapkan acara RUPS. Lalu, yang paling penting, semua persiapan harus benar-benar matang.
Perusahan-perusahaan besar biasanya menggunakan event organizer supaya semua perencanaannya lebih lancar. Banyak EO yang menawarkan jasa untuk menyelenggerakan RUPS, salah satunya adalah Hanindo. Sebagai event organizer di Jakarta yang banyak dipercayai oleh perusahan-perusahaan besar, Hanindo telah malang melintang dalam dunia EO yang untuk menyelenggarakan acara seperti IPO, RUPS, dan sebagainya. salah satu contoh perusahaan besar yang mempercayai Hanindo adalah PT Radana Bhaskara Finance Tbk. RUPS yang diselenggarakan PT Radana Bhaskara Finance
Nah, sebelum itu, Anda harus tahu apa itu RUPS dan juga tujuan RUPS. Simak penjelasan lengkapnya berikut.
Mengenal RUPS dan Tugas Umumnya
Untuk kepanjangan RUPS, Anda mungkin sudah lama tahu. Akan tetapi, sudahkah Anda benar-benar paham tentang apa itu RUPS? Rapat Umum Pemegang Saham adalah bagian dari unsur Perseroan Terbatas (PT). Hal-hal yang berkaitan dengan RUPS sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 yang membahas tentang Perseroan Terbatas. Kita biasa mengenalnya sebagai UU PT.
Nah, sesuai dengan pasal ayat 1 ayat 4 UU PT, RUPS dapat didefinisikan sebagai Organ Perseroan yang mempunyai wewenang khusus. Wewenang RUPS tidak diberikan kepada direksi atau dewan komisaris sesuai batas yang telah ditentukan di dalam Undang-Undang PT dan/atau anggaran dasar.
Tugas Rapat Umum Pemegang Saham secara umum adalah untuk mengevaluasi kinerja dewan komisaris dan juga direksi. Dalam proses ini, RUPS bisa menyetujui laporan tahunan sekaligus mengesahkan laporan keuangan. Lalu, wewenang lainnya adalah menyetujui perubahan anggaran dasar.
Lalu, hal yang perlu Anda tahu perihal RUPS berikutnya adalah ada dua jenis RUPS, yakni RUPS tahunan dan rapat umum pemegang saham luar biasa. RUPS tahunan menjadi agenda wajib yang harus dilakukan dalam satu periode dalam waktu tidak lebih dari enam bulan setelah tahun buku berakhir. Lalu, RUPS pemegang saham bisa diadakan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan.
Proses Pelaksanaan RUPS
Setelah mengetahui perihal RUPS dan juga wewenangnya, kali ini pembahasan kita akan berlanjut pada proses pelaksanaan RUPS. Setelah itu, baru kita bahas berkaitan dengan tips gelar rapat umum pemegang saham. Simak pembahasan berikut.
Pelaksanaan RUPS sebelumnya didahului oleh permintaan ataupun pemanggilan kepada pemegang saham. Pemanggilan ini dilakukan oleh direksi perusahaan. Akan tetapi, dalam keadaan tertentu, pemanggilan juga bisa dilakukan oleh komisaris atau oleh pemegang saham sesuai dengan penetapan ketua pengadilan negeri.
Pemegang saham yang meminta pengadaan RUPS harus memiliki saham minimal sahamnya sebesar 10% dari keseluruhan. Permintaan tersebut kemudian diajukan kepada direksi disertai dengan alasan mengapa harus diadakan RUPS. Permintaan RUPS diajukan dalam bentuk surat resmi tercatat.
Sesudah surat tercatat berhasil diterima, direksi harus melakukan pemanggilan RUPS selambat-lambatnya 15 hari sesudah diterimanya permintaan itu. Apabila direksi tidak melakukan proses panggilan dalam jangka waktu tersebut, Si Pemegang Saham yang meminta RUPS bisa kembali mengajukan permintaan kepada komisaris.
Sama seperti Direksi, Dewan komisaris pun wajib melakukan pemanggilan RUPS selambat-lambatnya 15 hari sesudah diterimanya permintaan RUPS. Jika direksi dan dewan komisaris gagal mengundang para pemegang saham untuk melakukan RUPS, permintaan bisa diajukan ke Ketua Pengadilan negeri sesuai dengan daerah hukumnya.
Proses Pengambilan Keputusan RUPS
RUPS bisa dilaksanakan apabila jumlah pemegang saham yang datang adalah setengah dari jumlah keseluruhan saham dengan hak suara yang hadir. Pemegang saham yang tidak hadir bisa mewakilkan suaranya. Lalu, apabila kuota forum (kuorum) tidak tercapai, dapat dilakukan pemanggilan RUPS yang kedua dengan kuorum sedikitnya satu pertiga dari jumlah seluruh saham.
Selanjutnya, dalam hal pengambilan keputusan, hak suara tak berlaku untuk saham yang dikuasai oleh perseroan sendiri, saham yang sudah dikuasai oleh anak perusahan, dan juga saham yang dikuasai oleh perseroan lain yang secara langsung atau tidak sudah dimiliki oleh PT.
Seluruh proses pengambilan keputusan, pada dasarnya RUPS menggunakan sistem musyawarah mufakat. Jika keputusan mufakat tidak tercapai, pengambilan keputusan dapat dilakukan melalui voting.
Tips Gelar Rapat Umum Pemegang Saham agar Sukses
Karena RUPS menjadi agenda besar yang rutin diadakan oleh perseroan. Agenda ini tidak boleh diadakan sembarangan. Butuh persiapan yang matang supaya semuanya berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Jika Anda punya tanggung jawab menjadi panitia RUPS, lakukanlah persiapan yang matang.
Nah, sekarang tugas Anda adalah bagaimana cara memfasilitasi agenda besar tersebut supaya berjalan dengan lancar. Bagaimana tips gelar rapat umum pemegang saham? Begini penjelasan lengkapnya.
1. Pahami Time Table Penyelenggaraan RUPS
Apa yang dijelaskan di atas hanya sebagian kecil dari penyelenggaraan RUPS. Anda tetap harus memahami betul time table penyelenggaraan RUPS. Mulai dari pemberitahuan agenda RUPS kepada OJK, panggilan RUPS, hingga menyampaikan risalah hasil RUPS kepada pihak OJK. Time Table penyelenggaraan RUPS ini menjadi pegangan utama untuk mendukung kelancaran RUPS.
Tips gelar rapat umum pemegang saham yang utama dan wajib Anda pahami adalah pahami timetable ini. Setelah itu, baru ke langkah berikutnya.
2. Buat Susunan Acara yang Jelas
Selain berpegang pada timetable pengadaan RUPS, saat acara RUPS digelar, panitia juga wajib membuat susunan acara yang jelas. Tiap agenda RUPS tentu mempunyai tujuan yang spesifik. Acara disusun berdasarkan tujuan dari pengadaan RUPS itu sendiri. Jadwal yang jelas akan mendukung lancarnya jalannya RUPS.
3. Menyiapkan Ruang Meeting untuk RUPS
Setiap perusahaan besar biasanya memang sudah mempunyai ruangan meeting tersendiri. Akan tetapi, ruangan meeting yang dimiliki perusahaan biasanya tak cukup luas. Seperti yang kita ketahui bersama, RUPS ini akan diikuti oleh seluruh pemegang saham. Jadi, membutuhkan ruangan yang luas. Anda bisa menyewa meeting room sesuai kapasitas yang dibutuhkan.
Anda bisa menggunakan meeting room yang disediakan oleh hotel atau office space. Ruangan meeting ini sudah dilengkapi oleh kebutuhan rapat pada umumnya, seperti LCD, alat tulis, coffe break, dan fasilitas lainnya. Jadi, Anda tak perlu bingung lagi untuk menyiapkan fasilitas meeting.
4. Fasilitas Memadai
Meskipun Anda sudah mendapatkan berbagai macam fasilitas dari ruang meeting yang disewa, Anda tetap harus mengecek kembali fasilitas yang dibutuhkan dalam acara ini. Untuk perusahaan besar, fasilitas ruangan saja tidak cukup.
Pastikan Anda membuat daftar kebutuhan penyelenggaraan RUPS, selanjutnya penuhi seluruh kebutuhan tersebut. Semua kebutuhan harus sudah selesai sebelum hari H pelaksanaan. Pada saat pelaksanaan hari H, Anda tak perlu bingung lagi mencari ini itu untuk memenuhi fasilitas yang dibutuhkan.
Demikian adalah penjelasan penting mengenai tips gelar rapat umum pemegang saham. Untuk acara penting ini, pastikan Anda benar-benar memahami bagaimana prosedurnya. Jangan asal karena efeknya juga akan buruk untuk perusahaan Anda. Jangan ragu bertanya kepada orang-orang yang berpengalaman demi kelancaran jalannya RUPS. Ingat, malu bertanya berarti sesat di jalan. Semoga informasi ini bermanfaat untuk Anda.
