Apakah Anda baru pertama kali mengadakan RUPS? Atau, justru Anda belum terlalu mengenal istilah tersebut? Sebagai informasi, RUPS adalah singkatan dari Rapat Umum Pemegang Saham yang merupakan sebuah organ di dalam PT (Perseroan Terbatas). Pertemuan ini menjadi agenda rapat tahunan eksklusif bagi para pemegang saham perusahaan. Tujuannya sebagai forum untuk menyampaikan respon mereka terhadap kondisi perusahaan secara formal berdasarkan laporan yang mereka (pemegang saham) dapatkan. Lalu, apa saja persiapan dan bagaimana tata cara RUPS yang tepat sesuai prosedur? Mari, kita simak tata cara yang tepat dalam menyelenggarakan forum RUPS.
Ada 3 tata cara penyelenggaraan RUPS yang harus menjadi bahan persiapan untuk mengadakan rapat eksklusif pemegang saham ini. Antara lain :
Dalam proses permohonan ini, harus ada beberapa ketentuan sebagai ketetapan dalam menyelenggarakan RUPS. Mulai dari :
Sebelum proses pelaksanaan forum RUPS, tentu direksi perusahaan atau komisaris melakukan permintaan pemanggilan kepada para pemegang saham. Permintaan RUPS akan terlaksana oleh para pemegang saham dengan persentase kehadiran peserta RUPS minimal memenuhi 10%. Pengajuan permohonan tersebut tertuju kepada direksi dalam bentuk surat tercatat sekaligus memberikan lampiran alasan mengapa perlu penyelenggaraan RUPS.
Dalam tata cara penyelenggaraannya, RUPS dapat dilakukan apabila jumlah pemegang saham yang hadir ½ dari total saham. Bila jumlah kehadiran belum mencapai batas minimal maka penyelenggara RUPS bisa melakukan panggilan RUPS kedua. Hanya saja yang harus memenuhi kuorum cukup 1/3 bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara hadir atau diwakilkan. Pengambilan keputusan dalam rapat RUPS berdasarkan atas musyawarah dan mufakat. Akan tetapi, bila belum bisa mencapai pada keputusan mufakat maka pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak dalam voting.
Guna mengurangi kerumunan di masa pandemi, tentu saja forum RUPS bisa terlaksana secara virtual. Lantas, apa saja persiapan dan bagaimana tata cara RUPS online yang tepat sesuai prosedur agar tetap efektif meski dilakukan secara virtual? Ada beberapa ketentuan penyelenggaraan RUPS dengan teknis pelaksanaan secara online (virtual), khususnya di tengah masa pandemi ini.
Proses pelaksanaan forum RUPS secara online (digital) sudah masuk dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No 16/POJK.04/2020. Jika mendasarkan atas aturan ini maka sebuah perusahaan pun bisa memulai forum RUPS secara digital yang kemudian disebut e-RUPS. Alatnya pun bisa memanfaatkan berbagai media elektronik digital. Sebut saja seperti video telekonferensi dan akan terlaksana oleh perusahaan yang terkait menggunakan jasa lembaga e-RUPS yang sebelumnya telah ditentukan dulu oleh OJK.
Adapun beberapa syarat yang harus terpenuhi oleh pihak perusahaan yang hendak menyelenggarakan RUPS. Antara lain :
Setelahnya, pihak perusahaan harus membuat sebuah aturan beberapa aspek. Mulai dari pengenalan syarat/hak akses, biaya pendaftaran e-RUPS, penyampaian informasi, pembatasan hak akses, mengatur sekaligus menjaga kerahasiaan informasi, mengatur pelaporan data dan perlindungan data pribadi. Sistem yang sudah masuk dalam aturan perusahaan tersebut menjadi patokan resmi dan paten dalam perencanaan penyelenggaraan RUPS.
Lalu, bagaimana proses persiapan untuk pelaksanaannya? Terkait soal pelaksana forum RUPS online tersebut, pihak perusahaan bisa bekerjasama dengan penyedia layanan EO (event organizer) sebagai media pelaksana yang sebelumnya telah ditunjuk berdasar kesepakatan. Dengan mengadakan RUPS Digital (online) tentu akan sangat efektif tanpa mengurangi formalitas dari forum tersebut. Apalagi, di tengah pandemi saat ini yang mengharuskan masyarakat untuk tidak banyak beraktivitas atau bersosialisasi tatap muka. Bila memungkinkan, kami Hanindo selaku EO terbaik dan profesional di Jakarta dengan jam terbang tinggi, siap membantu jalannya forum RUPS perusahaan, baik forum offline (tatap muka langsung) maupun secara online. Konsultasikan kepada kami mendapatkan solusi terbaik dari tim kami.
