Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan organ yang sangat penting perannya dalam Perseroan Terbatas (PT). Undang-undang yang mengatur tentang RUPS ada pada UU Perseroan Terbatas No 40 TH 2007 Pasal 1 ayat 4 yang kurang lebih isinya menjelaskan tentang apa itu RUPS dan apa saja wewenangnya. Lebih lengkap ini adalah organ perseroan dengan wewenang yang tidak bisa dilakukan oleh dewan komisaris atau kepala direksi. Lalu sebenarnya apa tujuan dilakukannya RUPS atau yang sekarang ada inovasi yakni RUPS Online? Simak penjelasan dibawah ini.
Adapun tujuan dilaksanakannya RUPS tersebut yakni memberikan keputusan final atas persetujuan laporan perusahaan. Laporan perusahaan biasanya berisi beberapa penjelasan seperti :
1. Laporan keuangan perusahaan terkait laba/rugi, perubahan modal, neraca akhir, dll.
2. Gaji dan tunjangan dari anggota dewan direksi juga dewan komisaris.
3. Laporan pengawasan oleh dewan komisaris
4. Laporan kegiatan perusahan
5. Laporan tentang kendala/masalah yang mempengaruhi aktivitas perusahaan.
Berdasarkan waktu penyelenggaraannya RUPS dibagi menjadi 2 jenis yakni :
• RUPS Tahunan
RUPS Tahunan dilaksanakan tiap tahun yang jangka waktunya selambat-lambatnya enam bulan setelah berakhirnya tahun buku. Semua dokumen dari laporan tahunan Perseroan harus diajukan ketika RUPS Tahunan ini berlangsung.
• RUPS Luar Biasa (RUPS Lainnya)
RUPS Luar Biasa dapat dilaksanakan kapanpun sesuai kebutuhan atau kepentingan perusahaan. Hal-hal seperti susunan dewan direksi maupun komisaris, hal yang berkaitan dengan persetujuan pemegang saham maupun bilamana perusahaan berencana mengubah nama perusahaan, keseluruhan pelaksanaan di atas dilakukan pada RUPS Luar biasa. Berdasarkan aturan yang berlaku penyelanggaraan RUPS dilaksanakan di tempat perseroan/perusahaan melakukan aktivitasnya sesuai dengan anggaran dasar yang disetujui dan harus berada di dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pemegang saham baik secara perorangan maupun bersama-sama dapat meminta untuk dilaksanakannya RUPS dengan syarat suara yang diwakilkan paling sedikit 1/10 (sepersepuluh) atau lebih dari total saham keseluruhan.
Pelaksanaan RUPS seyogianya dilakukan secara bertatap muka/ kontak langsung. Namun, terkait himbauan pemerintah supaya tetap menjaga jarak (physical distancing) sebagai upaya memutus rantai penyebaran virus Corona, maka Ooritas Jasa Keuangan (OJK) mengatur pelaksanaan RUPS secara online/digital. Pernyataan ini ditulis dalam Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK) No.16/POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Secara Elektronik. Terkait penyelenggaraan RUPS Online ini, perusahaan tentu sangat membutuhkan jasa Event Organizer (EO) profesional untuk membantu kelancaran RUPS mulai dari persiapan hingga pembuatan risalah yang telah ditandatangani oleh seluruh peserta rapat. Peranan penting EO dalam menyelenggarakan RUPS Online lebih dari sekedar menyiapkan sound system, menyiapkan ruangan, ataupun menyediakan perlengkapan elektronik pendukung lainnya seperti sebelum pandemi. Selama masa pandemi COVID-19, RUPS Online sangat bergantung pada kemahiran Event Organizer mengatur/mengelola sarana prasarana terkait pemakaian media elektronik peserta rapat.
OJK akan menunjuk lembaga penyedia e-RUPS, dimana e-RUPS inilah yang dipakai sebagai media untuk penyelenggaraan RUPS Online. Sebelum pelaksanaannya e-RUPS akan terkoneksi dengan sistem yang disediakan oleh perusahaan. Dalam hal ini EO juga dibutuhkan perannya untuk membantu kelancaran RUPS Online. Adapun mekanisme e-RUPS diantaranya adalah :
1. Petunjuk penggunaan e-RUPS
2. Hak dan kewajiban yang harus dipatuhi pengguna e-RUPS
3. Syarat pendaftaran, hak akses sekaligus pembatalan pendaftaran bagi pengguna
4. Perlindungan terhadap informasi yang bersifat rahasia (termasuk data pribadi) selama berlangsungnya e-RUPS
5. Adanya pembatasan atas hak akses maupun penghentian penyediaan layanan yang bersifat sementara.
Demikian penjelasan kami tentang pentingnya peranan EO dalam menyelenggarakan RUPS Online. Anda bisa mendiskusikan penyelenggaraan RUPS Online dengan salah satu EO terbaik di Jakarta yaitu Hanindo. Mengapa dengan Hanindo? Karena Hanindo terbukti sebagai jasa EO professional terbaik di Jakarta. Semoga bermanfaat.
