Untuk Anda yang sudah belajar saham pasti mengerti istilah RUPS Digital. Ini merupakan singkatan dari Rapat Umum Pemegang Saham yang diadakan secara online. Kegiatan e-RUPS bisa diadakan oleh penyedia e-RUPS atau oleh sistem yang sudah disediakan perusahaan. Untuk menyelenggarakan RUPS secara online, Anda harus mempersiapkannya dengan baik. Mulai dari daftar acara, alat yang harus digunakan, dan masih banyak lagi. Anda bahkan bisa meminta bantuan dari EO (Event Organizer) seperti Hanindo untuk mempersiapkannya.
Dalam istilah lain, RUPS virtual ini merupakan bagian dari telekonferensi melalui media elektronik dari banyak partisipan. Ada beberapa perangkat terbaik yang perlu dibutuhkan untuk mendukung berjalannya RUPS tersebut. Berikut ulasan 5 perangkat terbaik yang diperlukan:
1. Speaker dan Mikrofon
Karena dalam RUPS online diperlukan suara yang jernih saat penjelasan, maka perlu adanya speaker dan mikrofon yang mendukung. Speaker di sini berfungsi untuk orang yang mendengarkan, sedangkan mikrofon untuk orang yan memberi penjelasan. Jika suara yang disampaikan pembicara tidak terdengar, maka peserta RUPS digital juga tidak bisa menangkap isi yang dijelaskan dengan baik. Pada dasarnya, pada perangkat komputer atau laptop sudah ada speaker internalnya. Jadi Anda tinggal menyiapkan mikrofon saat nanti waktunya berbicara.
2. Perangkat Komputer atau Laptop
Jika Anda ingin melakukan telekonferensi, alat utama yang perlu ada yakni komputer atau laptop. Ini berguna agar Anda bisa terlihat saat melakukan rapat. Tentu perangkat ini juga akan menghubungkan Anda dengan peserta lainnya. Memang beberapa orang bisa menggunakan tablet atau smartphone untuk melakukan RUPS online ini. Tetapi ada baiknya tetap menggunakan perangkat komputer atau laptop karena layar lebih lebar saat ditampilkan.
3. Headphone atau Headset
Perangkat yang satu ini sangat penting dalam mendukung berlangsungnya RUPS online. Headset sendiri dipergunakan agar suara yang disampaikan oleh pembicara terdengar lebih jelas. Anda bisa menggunakan headset atau headphone wireless yang tidak mengganggu ruang gerak. Selain itu, ini akan membantu Anda tidak mendengar suara selain dari luar headphone dan terfokus dengan pembahasan yang ada.
4. LCD Proyektor
LCD proyektor berguna sebagai perangkat yang menampilkan tampilan di monitor lebih besar. Panitia acara menggunakan alat ini untuk memantau jalannya acara dengan baik. Jika sewaktu-waktu terjadi kegagalan pada acara, panitia sudah meminimalisir hal buruk yang akan terjadi.
5. Webcam
Alat yang satu ini sangat penting peranannya dalam RUPS virtual. Tanpa adanya webcam, Anda tidak bisa melakukan rapat dengan baik. Wajah para partisipan atau tamu yang hadir tidak bisa terlihat. Webcam biasanya sudah ada di bagian monitor atas. Tetapi sebagian perangkat memang tidak memiliki webcam internal, maka dari itu mereka harus memasang webcam eksternal. Webcam dalam pelaksanaan rapat berfungsi untuk membagikan dan merekam video konferensi yang sedang berlangsung. Karena dalam RUPS online tidak bisa melakukan dokumentasi menggunakan kamera asli, pengambilan gambar hanya secara online dengan melakukan tangkapan layar.
Setelah mengetahui perangkat apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung berlangsung RUPS online ini, Anda kini perlu mempersiapkan acaranya sebaik mungkin. Anda juga perlu memberikan briefing kepada peserta rapat untuk menyiapkan alat yang dibutuhkan, agar peserta juga bisa mengikuti rapat tersebut dengan baik. Dengan adanya perangkat tersebut proses RUPS digital diharapkan bisa berjalan dengan lancar. Jangan lupa untuk selalu melakukan gladi bersih dan pengecekan pada seluruh perangkat yang digunakan agar tidak ada yang rusak. Penting juga untuk Anda menyiapkan alat cadangan, jika tiba-tiba alat yang digunakan mati atau error. Anda bisa melakukan kerjasama dengan Hanindo dalam menyelenggarakan RUPS digital ini. Semoga bermanfaat!
