Mendekati pergantian tahun, geliat para pelaku usaha semakin kentara dan menunjukkan pergerakan yang aktif. Walaupun dengan kondisi pandemi yang sedikit demi sedikit membutuhkan penyesuain. Namun tetap, laporan tahunan perusahaan merupakan salah satu agenda yang sangat penting dan tidak boleh terlewatkan. Lalu bagaimana caranya untuk tetap dapat menyelenggarakan laporan perusahaan tahunan dalam kondisi yang masih terkendala pandemi? Salah satu solusinya adalah dengan menyelenggarakan RUPS digital. Ulasan dan mekanisme lengkapnya selanjutnya dapat Anda simak di artikel ini. Baca sampai habis, ya!
Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) adalah rapat yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan dengan tujuan untuk memberikan informasi tentang perusahaan tersebut kepada orang-orang yang telah berinvestasi di sana. Keterangan yang diberikan ini biasanya disampaikan secara eksklusif oleh direksi dan komisaris atau juga dari pengurus perusahaan tersebut. Ada 2 jenis RUPS yang biasa diselenggarakan oleh perusahaan. Yang pertama adalah RUPST atau RUPS tahunan yang diselenggarakan secara periodik setiap tahun. Yang kedua adalah RUPSLB atau RUPS luar biasa yang dilaksanakan dalam kondisi tertentu dan sifatnya urgent karena suatu keadaan yang dianggap perlu untuk segera diadakan forum
Untuk memastikan tetap terlaksananya RUPS yang aman sesuai dengan protokol kesehatan, pemerintah telah menerbitkan aturan yang mengizinkan perusahaan untuk menyelenggarakan RUPS digital atau RUPS jarak jauh. Adapun mekanismenya adalah sebagai berikut.
1. Pembukaan
Dalam sesi ini, forum dibuka secara seremonial oleh pihak yang bertugas. Yang dilakukan biasanya meliputi sapaan terhadap orang-orang yang menghadiri forum, profil singkat perusahaan, serta doa dan harapan untuk terlaksanya forum tersebut dengan lancar dari awal hingga akhir. Tak lupa juga, pihak penyelenggara juga harus menjelaskan mekanisme dan auran main RUPS yang perlu diketahui oleh tiap peserta forum.
2. Penetapan Kuorum Kehadiran
Kuorum kehadiran adalah jumlah minimal peserta forum yang sudah hadir di tempat supaya forum bisa segera dimulai. Biasanya aturan kuorum yang digunakan adalah ½ dari jumlah seluruh peserta forum. Beberapa perusahaan bahkan ada yang menetapkan kebijakan kuorum kehadiran dengan persentase yang lebih tinggi. Jika peserta yang hadir belum memenuhi kuorum, maka forum tersebut tidak boleh dimulai terlebih dahulu. Karena ini adalah forum digital, maka kehadiran fisik peserta forum dihitung dengan tersambungnya koneksi peserta tersebut dengan server forum yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pihak penyelenggara forum.
3. Kegiatan Inti Forum
Setelah forum bisa dimulai, maka mekanisme selanjutnya adalah pelaksanaan Forum inti. Forum inti ini biasanya diisi oleh beberapa mata acara yang dilaksanakan satu persatu sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh pihak protokol acara. Mata acara yang biasanya terdapat dalam inti forum adalah Laporan Tahunan Perusahaan, Penetapan Laba Bersih Perusahaan, Penunjukan Akuntan Publik dan Kantor Akuntan Publik Perusahaan, Perubahan Susunan Pengurus Perusahaan (Dewan Komisaris, Direksi, dan lain-lain), serta Laporan Realisasi Penggunaan Penggunaan Dana. Setiap mata acara yang telah ditetapkan memiliki sesi Tanya jawab dan penyampaian pendapat. Sehingga para pemegang saham memiliki hak untuk memberikan pendapat ataupun menanyakan sesuatu kepada pihak perusahaan. Setelah satu mata acara dianggap selesai dan dapat diterima oleh semua pihak, maka selanjutnya adalah mengesahkan mata acara tersebut secara resmi. Barulah kemudian baru dilanjutkan dengan mata acara yang selanjutnya. Begitulah seterusna mekanisme yang berlaku untuk setiap mata acara.
4. Penutup
Sesi terakhir adalah kegiatan penutupan. Penyelenggara forum menutup RUPS jarak jauh secara resmi dan seremonial.
Demikianlah ulasan mengenai mekanisme RUPS virtual. Mekanisme RUPS jarak jauh ini merupakan upaya alternatif yang menjadi solusi di tahun 2020 ini. Anda bisa bekerjasama dengan Hanindo untuk melaksanakan RUPS virtual, jadi tunggu apalagi!
