July 15, 2021

Regulasi dan cara menjalankan eRUPS di Indonesia

Bagi Anda yang ingin menjalankan RUPS di tengah pandemi, saat ini sudah ada eRUPS yang bisa dilakukan secara digital
Event Organizer

Sebagai agenda penting, perusahaan pastinya sering mengadakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Beruntungnya, di kondisi pandemi seperti sekarang sudah ada  eRUPS yang pelaksanaannya secara digital. RUPS bisa menjadi agenda yang terjadi setahun (minimal setelah enam bulan) atau agenda yang diselenggarakan di saat-saat mendesak. Sebagaimana perkembangan digital yang sangat pesat ini, sistem penyelenggaraan RUPS digital terbilang lebih praktis dan efisien. Meskipun dilakukan secara digital, tetapi tidak akan mengubah fungsi-fungsi RUPS. Pada dasarnya fungsi utama dari RUPS adalah mempertahankan apa yang menjadi hak dari para pemegang saham. Seperti namanya, rapat ini memang diselenggarakan dengan dihadiri para pemegang saham. Pentingnya pelaksanaan RUPS mungkin sempat membuat khawatir lantaran pandemi yang tak kunjung usai. Tapi beruntung, saat ini pemerintah telah mendukung penyelenggaraan RUPS digital. Lalu bagaimana caranya?

Bagaimana Cara Melaksanakan eRUPS?

Cara melaksanakan eRUPS bisa melalui berbagai media elektronik, mulai dari Zoom, Skype, Google Meet, atau platform lainnya. Perusahaan dapat menjalankan RUPS digital melalui lembaga yang telah disetujui oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) atau sistem dalam Perusahaan Terbuka. Sebagaimana meeting secara daring, akan ada satu host yang memimpin. Syarat dari pelaksanaan RUPS digital, host tersebut harus berada di tempat perusahaan beroperasi. Perusahaan harus memberikan informasi mengenai agenda RUPS digital kepada OJK. Para pemegang saham bisa hadir secara fisik atau lewat RUPS digital. Susunan acara dalam RUPS digital meliputi pembukaan, penetapan jumlah minimal anggota rapat, pembahasan, penetapan keputusan, serta penutup. Setelah rapat selesai, pelaksana RUPS digital menyerahkan beberapa berkas kepada notaris. Mulai dari list para shareholder yang hadir atau memberikan kuasa, rekapitulasi kuorum kehadiran dan keputusan, serta transkip rekaman hal-hal yang dibahas di dalam RUPS. Pembahasan dalam rapat tersebut harus dilekatkan pada minuta risalah. Notaris yang telah terdaftar di OJK kemudian menyusun risalah akta notariil yang tidak memerlukan tanda tangan para peserta RUPS. Meski dilaksanakan secara elektronik, tetapi perusahaan tetap wajib melakukan RUPS fisik yang terbatas. Tetapi perusahaan juga diperbolehkan untuk tidak melakukan RUPS fisik dengan alasan tertentu yang kuat. Misalnya ketentuan dari pemerintah atau mendapat persetujuan dari OJK. Anda juga tidak perlu khawatir mengenai risalah RUPS, informasi elektronik, atau hasil cetakannya, karena semua merupakan alat bukti hukum yang sah.

Regulasi dan cara menjalankan eRUPS di Indonesia

Bagaimana Tips Menyelenggarakan RUPS Digital?

RUPS ada yang dilakukan tahunan sebagai evaluasi setelah tutup buku. Tetapi ada juga RUPS yang dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa tips menjalankan RUPS Digital yang bisa Anda terapkan. Beberapa tips tersebut antara lain:

1. Tempat penyelenggaraan

Direksi harus menyelenggarakan RUPS digital di tempat kedudukan perseroan. Jika perseroan berada di Bandung, maka RUPS digital juga harus dilaksanakan di Bandung. Intinya sesuai dengan tempat domisili perseroan. Host dalam rapat juga berada di lokasi perseroan.

2. Peserta Saling Berpartisipasi

RUPS digital bisa berjalan dengan sukses apabila semua peserta saling melihat, mendengar, dan berpartisipasi. Apalagi RUPS merupakan agenda penting yang dilakukan oleh perusahaan, sehingga semua pemegang saham harus ikut berpartisipasi.

3. Hasil Akhir Disetujui

Hasil akhir dari RUPS harus disetujui oleh semua peserta rapat. Baik itu para shareholders, direksi, maupun dewan komisaris. Jika RUPS dilaksanakan di bawah tangan, tanda tangan dapat dilakukan secara fisik maupun melalui media elektronik.

4. Direkam Secara Audio dan Visual Audio

Sebagaimana yang telah disinggung sebelumnya, RUPS digital harus direkam untuk dijadikan alat bukti hukum yang sah. Perekaman bisa secara audio atau visual audio. Sehingga segala aktivitas di dalam rapat bisa terlihat, dan menghindari sengketa di pengadilan.

5. Menggunakan Jasa Event Organizer

Tips terakhir supaya RUPS digital berjalan dengan sukses adalah menggunakan jasa dari EO (Event Organizer). Dengan EO, perusahaan tidak akan kesulitan lagi mengurus segala persiapan RUPS secara elektronik. Apalagi jika Anda mempercayakannya pada EO profesional seperti Hanindo.

Selama bertahun-tahun Hanindo telah menemani banyak perusahaan dan industri untuk menjalankan eRUPS sampai sukses. Sekarang giliran perusahaan Anda yang membuktikannya sendiri.