Pelaksanaan rapat umum pemegang saham (RUPS) pada sebuah perusahaan yang sudah terbuka terhadap pendanaan investor atau sudah menggunakan pembagian saham, diatur langsung dalam UU tertulis Indonesia. Artinya RUPS ini memang wajib untuk dilaksanakan, dan harus mendapat persetujuan dari OJK, sebagai badan legal yang memayungi. Terkait dengan munculnya pandemi saat ini, maka dikeluarkanlah peraturan terbaru yang resmi dalam Peraturan Pemerintah Pengganti UU No. 1 tahun 2020, yang mengharuskan tiap perusahaan untuk mengadakan RUPS dengan menggunakan sumberdaya media digital dan elektronik.
Perusahaan di Indonesia saat ini masih berjuang untuk melakukan adaptasi atas berubahnya pola kerja yang teramat drastis. Begitu pula dalam menemukan bagaimana kiat pengadaan RUPS secata digital yang tepat. Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan, agar penyelenggaraan RUPS digital bisa berjalan dengan maksimal.
Pelaksanaan RUPS secara digital tak merubah pondasi utama dalam pelaksanaannya, yaitu persetujuan OJK. Perusahaan harus mendaftarkan dahulu kegiatan RUPS kepada OJK, untuk nantinya menerima pengesahan untuk pelaksanaannya. Berbarengan dengan pendaftaran ini, perusahaan harus melampirkan tata cara maupun prosedur dari pelaksanaan RUPS digital secara rinci dan lengkap. Karena itulah masing-masing perusahaan harus sudah menentukan alur RUPS digitalnya terlebih dahulu, baru bisa melakukan pendaftaran tersebut. Pendaftaran yang sah akan diterima dan memiliki waktu pelaksanaan hingga maksimal 6 bulan lamanya.
Ada beberapa poin utama yang harus dibahas dan diatur dalam tata cara dan prosedur pelaksanaan RUPS digital, yaitu cara mengakses dan mendaftar dalam kegiatan RUPS digital, lalu tata cara pembayaran dan berapa kisaran biaya, kemudian bagaimana prosedur penggunaannya dari awal hingga akhir, dilanjutkan dengan hak-hak dan kewajiban yang akan dimiliki oleh peserta. Selain itu tata cara dan prosedur juga membahas mengenai jaminan privasi yang akan diberikan kepada para peserta, mulai dari kerahasiaan identitas, lalu isi pendapat, dan data-data pribadi lainnya yang memiliki kekuatan sah di hadapan hukum. Bagian ini juga harus mengatur dengan jelas bagaimana prosedur dalam pemberhentian pemberian akses layanan RUPS digital bagi para anggota, beserta alasan-alasannya.
Poin selanjutnya dari pelaksanaan RUPS digital adalah melakukannya dengan mengikuti mekanisme yang sesuai. Ada beberapa poin mekanisme yang harus dijadikan acuan, antara lain pelaksanaan pembukaan acara RUPS digital, kemudian melakukan kesepakatan akan jumlah minimum peserta yang harus hadir, dilanjutkan dengan pembahasan per acara mengenai pertanggungjawaban saham dalam perusahaan, yang diikuti dengan pembukaan sesi tanya jawab bagi tiap-tiap pemegang saham. Acara selanjutnya dirangkai dengan pengambilan keputusan dan kesimpulan atas hasi rapat, berdasarkan kesepakatan yang disetujui oleh peserta. Dan yang terakhir adalah penutupan acara RUPS digital. Pengadaan RUPS digital saat ini diharapkan bisa menjadi jalan keluar yang efektif dan pastinya efisien bagi perusahan dan juga bagi para pemegang saham. Oleh sebab itu walaupun bentuknya tidak bertemu secara fisik. Transparansi dan kejelasan materi acara harus tetap dikedepankan. Karena itu dalam pelaksanaannya juga harus tetap mengikuti standarisasi yang sama dengan pelaksanaan RUPS seperti pada umumnya.
Itulah beberapa penjelasan mengenai 3 poin utama yang perlu diperhatikan, dalam memaksimalkan pelaksanaan rapat umum pemegang saham secara digital, dalam rangka mencari solusi mengatasi pandemic covid-19 saat ini. Anda bisa berkonsultasi dengan Hanindo pastinya sebagai EO Jakarta yang telah membantu banyak perusahaan untuk mengadakan RUPS.
